2018/01/15

レイアウトや進め方などミーティング・会議の効率的な方法を教えてくれる本

 

(書影をクリックするとアマゾンのサイトにジャンプします)

こんにちは、古舘 健です。

先日、読んだ「チームスポーツに学ぶ ボトムアップ理論」の中に以下の箇所がありました。

「ファシリテーターが参加者の意見を引き出すことで、参加者から個の主張やいい意見も出てくるようになり、問題解決に向けてミーティングも活性化されるのです。」

参考:チームスポーツに学ぶボトムアップ理論 高校サッカー界の革新者が明かす最強の組織づくり(P29) 畑喜美夫 (著) カンゼン

広島の県立高校(広島県立広島観音高等学校)のサッカー部を日本一に導いた畑 喜美夫(はたきみお)氏は、ボトムアップ理論を提唱し、生徒に練習やレギュラー選出をすべて任せています。そのミーティングが質の高いものになるかは、ファシリテーターしだい、と言います。

確かに、異なる価値観が認められるようになった今、それぞれの意見をうまくまとめる「ファシリテーター」の役割がこれからますます重要になるでしょう。

しかし、どうやったら「ファシリテーター」になれるのでしょうか。
そんなとき、本書を見つけました。

本書は、ミーティングで全員に当事者意識をもたせる方法を教えてくれる本です。

著者は、1分トークコンサルタント。
「5分会議」(TM)を活用した人材育成家として、企業向けにコンサルタントや研修・講演を行っています。

本書の中で、私が一番ためになったのは、発表のフォーマットを統一するというもの。
発言力のある人や話のおもしろい人の意見が通るのではなく、質の高い意見を通す。
そのために発表のフォーマットをあらかじめ統一しておけば、話す手はもちろん、聞き手も意見に集中することができます。

「1.提案は 〇〇〇 です。
2.良い点は 〇〇〇 です。
3.良くない点は 〇〇〇 です。
4.その策は 〇〇〇 です。
5.よって、提案は 〇〇〇 です。(P139)」

海外で働く人には議論のフォーマットを使う、というのはとくに大事になるでしょう。
なぜならば、議論のフォーマットを使って話をする方が多いからです。

参考:英語でのディスカッション (過去のブログです)





他にも下記のような仕組みがたくさん紹介されていました。
「20秒トーク」で準備運動したり、名札を自分で作ったり、シックス・ハット法のように1つの視点で「提案」「利点」「欠点」「策」などの意見を出すことで、さまざまな意見をファシリテーターとして引き出すことができそうです。

決定事項をポイント制にするのも、当事者意識をもつことができそうですね。

例えば、賛成1位3点、2位2点、3位1点で投票すれば、たとえ自分では賛成3位の意見が採用されたとしても、自分も意思決定に参加しているので、他人ごとではなく自分ごとにできます。

 

自分が話をするときにおろそかになりがちなのが、前提条件を共有すること。
出発する場所や向かう方向が違うということは、全く別のパラダイムで物事をみていることになります。

 

「そして、他人と自分の前提が違うとは思いもよらず、会議での話し合いには前に進んでいきます。結果、お互いに衝突することが多くなるのです。
(中略)そこで、参加者全員が事前にわかっているだろうと安心せずに、会議の目的・目標、時間表やルール(決まりごと)、そして題目や議題といった『前提条件』を共有することが会議のはじめに必要です。(P56)」

 

環境、立場、知識が異なる人が集まったミーティングほど、前提条件を共有することを大事にしたいです。

 

本書には、こんなミーティングだったら自分も出たい!と思うような仕組み作りがたくさん紹介されていました。

 

「ファシリテーター」としてチームで成果を上げたい方、ミーティングや会議を効率的に進め価値ある時間にしたい方にはオススメの一冊です。
ぜひチェックしてみてください。

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以下は、本書の抜粋です。ためになった箇所を一部、抜粋しご紹介します。


P33
「そこで、参加人数が多い場合は、小人数でいくつもの島型をつくれば良いのです。
もし、会議の参加者が10名であれば5人でひとくくりの座席になるよう、島を2つつくりましょう。15名の参加者であれば5名を3つに分けるということです。
もちろん、このとき5名の距離は離さずにぎゅーっとくっつけた設営にします。
議論が対立しないよう、座席の距離はあらかじめ縮めておきましょう。」

P48
「主催者も遅刻者も人の時間を奪わず、会議の開始時間になったら、すぐに会議は始めてください。迷惑な遅刻者は、放っておきましょう。
毅然とした態度で、短時間で成果が上がるミーティングや会議に変えましょう。」

P51
「そこで、会議を自分ごとで捉えていく意識に変えるため、自分でできることは、自分で行う仕組みにしましょう。
まずはそのとっかかりとして、会議ごとに『名札づくり』を行います。
主催者や会議進行役が名札を準備するのではなく、参加者全員が、自分の名札を自分でつくります。」





P89
「なお、会議で参加者全員がそれぞれにメモをとることは禁止です。
それは2つの理由からです。
1つは、メモ係がこのホワイトボードシートにすべての意見を書き留めていますので、他の人の意見を出すことに集中するためです。
もう1つの理由は、各自がバラバラにメモをとることで、メモ書きがいくつも生まれてしまうことです。
各人各様に解釈が発生するので、言った言わないに発展しかねません。
したがって、全員が共有できる資料は1つだけにすることです。」


 

◆目次◆

はじめに
第1章 何が「問題」なのか理解しよう
第2章 残念にならない「仕掛け」を埋め込もう
第3章 「効率的な運営」に挑戦しよう
第4章 「決められる会議」で納得感を高めよう
第5章 「問題解決できる会議」で実行力を高めよう
第6章 ミーティングと会議をスキルアップの道具にする
おわりに

さいごまで読んでくださり、ありがとうございます!
ぜひチェックしてみてください。

参考:


※本記事は掲載時点の情報であり、最新のものとは異なる場合があります。予めご了承ください。

 

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